Meer gemak met innovatieve dienstverlening

Op het gebied van kledingbeheer maak je hem niks meer wijs. Eric Pleunis is Facility Supervisor bij farmaceut Aspen Oss. Samen met zijn team zorgt hij ervoor dat de werkkleding van collega’s iedere dag in orde is. Dat doet hij al 36 jaar, waarvan de laatste paar met behulp van de Nedlin App en het online kledingportaal. “Op locatie wordt 24 uur per dag gewerkt. Dan is het ideaal als een operator ter plekke zijn mutaties kan doorgeven.”

Aspen Oss maakt al bijna 100 jaar actieve farmaceutische ingrediënten, zogenaamde API’s, de werkzame bestanddelen van medicijnen. Stoffen als heparine, hormonen, peptiden en steroïden gaan na productie naar farmaceutische bedrijven overal ter wereld. Een deel van de API’s wordt geleverd aan zusterbedrijven Organon en MSD, waar ze verder verwerkt worden tot geneesmiddelen en andere producten. Belangrijk werk, waarbij veiligheid en hygiëne cruciaal zijn. Ook in de kleding.

Als Facility Supervisor stuurt Pleunis met zijn team dagelijks tien contractors op locatie aan. Bedrijven voor de schoonmaak, de koffiemachines, de groenvoorziening en alle andere facilitaire diensten die bij Aspen Oss plaatsvinden. Daarnaast is hij Teamleider Lab Services én Teamleider Distributie, verantwoordelijk voor respectievelijk het spoelen van de glazen in het lab en het rondbrengen van post en pakketten. Maar bovenal is hij door zijn jarenlange ervaring kennisdrager van het kledingbeheer.

65.000 barcodes

Met drie bedrijven op verschillende locaties en dienstkleding voor diverse functies komt daar namelijk het nodige bij kijken. “Er zit een hoop informatie achter”, zegt Pleunis. “Daar moet je mee spelen en leren.” In principe is hij alleen verantwoordelijk voor het kledingbeheer bij Aspen Oss. Maar sommige collega’s bij Organon of MSD zijn nog vrij nieuw. “Ik help ze op weg hoe om te gaan met de kleding. Ik zie al snel of een bestelling voor een bepaalde afdeling in orde is. Klopt er iets niet, dan bel ik ze even. Dan kunnen ze daar actie op ondernemen.”

Pleunis heeft van dichtbij meegemaakt hoe het kledingbeheer in de loop der jaren veranderde. “Ik ben in 1986 begonnen. We werkten met een lokale wasserij, tot Nedlin bij een tenderronde als beste uit de bus kwam.” De overstap was spannend, omdat alle kleding in omloop, zo’n 65.000 stuks, door Nedlin van een barcode moest worden voorzien. “Het is een heel project geweest om dat in goede banen te leiden, maar dat is perfect verlopen.”

Een fijn systeem om in te werken

Mutaties werden doorgegeven met mutatieformulieren, veelal op papier of via de mail. Tot de introductie van het online kledingportaal. “Het portaal is perfect”, vindt Pleunis. “Het is een heel fijn systeem om in te werken. Alles staat erin geregistreerd. Iedere drager die kleding op zijn naam heeft staan, heeft een digitale kledingkaart. Daarin staan alle artikelen, de maatvoering, wanneer het voor het laatst is ingezet en gewassen. Het is wat informatie betreft heel compleet.”

Pleunis heeft het portaal dan ook snel omarmt. Datzelfde doet hij nu met de Nedlin App: een app die via de telefoon toegang geeft tot de meestgebruikte mutaties. “Ook dat werkt hartstikke fijn. Er zijn altijd collega’s die hun kleding laten slingeren. Ik houd regelmatig een snelle opschoonronde in de kleedkamers. Als ik dan een kledingstuk vind, kan ik snel zien of de drager nog in dienst is, of dat het artikel is achtergebleven van iemand die al uit dienst is.”

Reparatieapp

Voor reparaties plant Pleunis nu nog inloopuurtjes op locatie. Ook zijn collega bij Organon houdt zo’n spreekuur. Operators lopen binnen, waarna Pleunis hun mutaties via het systeem aan Nedlin doorgeeft. Andere collega’s sturen een mailtje met hun wensen. De reparatieapp, een functionaliteit die pas onlangs aan de Nedlin App is toegevoegd, gebruikt hij nog niet. “Mensen komen bij ons langs om te passen en meten, bestellen of muteren.”

Met de reparatieapp is dat niet langer nodig. Nedlin heeft een poster voor de kleedlokalen ontwikkeld. Als medewerkers de QR-code op de poster en de barcode in hun kleding scannen, komen ze terecht bij de reparatieseinen. “Ze kunnen niet bestellen of wisselen, alleen doorgeven wat er gerepareerd moet worden”, zegt Marie-Madeleine Dieteren, Senior Accountmanager bij Nedlin. “De functionaliteit is nu bij een paar klanten in gebruik en wordt erg goed ontvangen.”

Een wandelend portaal

Ook Pleunis is enthousiast. “Die reparatieapp klinkt erg goed. Op locatie wordt 24 uur per dag gewerkt. Dan is het ideaal als een operator ter plekke zijn mutaties kan uitvoeren. Vaak komt een operator na het omkleden niet meer op locatie om achter zijn computer plaats te nemen. Bovendien zijn er collega’s die het lastig vinden om te mailen. Ook voor hen is dit ideaal.”

De Nedlin App zou best nóg meer functionaliteiten mogen hebben, vindt hij. “Het zou handig zijn om ook de kledingkaart in de app te kunnen inzien. Als een operator dan een vraag stelt, hoef je niet eerst naar je computer om hem te beantwoorden. Misschien kan hij in de toekomst worden doorontwikkeld tot een soort wandelend portaal.” Andere wensen heeft hij niet. “Het werkt gewoon hartstikke goed, ook in het contact met Nedlin. Ik ben dik tevreden.”