Hét voorbeeld van slimme logistiek

In maart 2017 opende het gloednieuwe gebouw van AZ Alma in Eeklo zijn deuren. Met 500 bedden en een uitgebreid aanbod aan diensten biedt het ‘zorg met een hart’ voor de jongste tot en met de oudste inwoners in het noordwesten van de provincie Oost-Vlaanderen. Dankzij de nieuwbouw kon AZ Alma de logistiek al vanaf de ontwikkeling goed inrichten. Voor de grote verpleegafdelingen is er een centrale kolom met voorraadkamers voor linnen en medische materialen. De kleinere diensten worden op vaste momenten vanuit een centraal magazijn bevoorraad. Zijn op de afdeling bepaalde artikelen op? Dan vullen de medewerkers een digitale bestellijst in en brengt het team van De Jaeger het linnen, samen met medische materialen als disposables en spuiten, in één container naar boven.

Pluspunt 

Dat is een groot verschil met andere ziekenhuizen, vertelt Van Haen: “Zo’n samenvoeging van linnenkamers en magazijn heb ik nog nergens anders gezien.” Toch is het voordeel van een geïntegreerd systeem evident, vindt De Jaeger. “In collega-ziekenhuizen zie je vaak dat de wasserij tien vaatdoekjes voor de ene afdeling moet picken, en twintig handdoekjes voor de andere. Dan krijg je per afdeling containers met kleine hoeveelheden die je allemaal door het ziekenhuis moet transporteren, en weer terug. Nu doen we een bevoorrading in de week, van allerlei zaken. En collega’s bestellen alleen wat ze echt nodig hebben. Ik vind dat een groot pluspunt.”

Automatische orders

Geeft de catering aan dat ze op maandagen soms keukenhanddoeken tekort komt? Dan schroeft De Jaeger zijn centrale voorraad op, en kan de afdeling zelf in de bestellijst het aantal verhogen. Soms is zelfs dat niet nodig: op de OK bijvoorbeeld wordt de (beperkte) voorraad dankzij UHF-technologie automatisch geregistreerd. De Jaeger: “Dan komt er automatisch een order binnen in het centraal magazijn: die afdeling, dat item, moet je met zoveel stuks aanvullen. Dat wordt de volgende ochtend gepickt en bevoorraad.”

Doordacht ingericht

Voor Van Haen was het ‘zalig’ om kennis te maken met een ziekenhuis waar de logistiek zo doordacht is ingericht. “We doen altijd een logistieke quickscan voordat we de blauwdruk van onze samenwerking met een nieuwe klant uitwerken. In mijn beleving is dit het eerste ziekenhuis waar we niks hebben moeten wijzigen. De interne werking is zo goed in orde, dat wij daar geen extra adviezen aan moesten toevoegen.” Wel is er gekeken naar het aantal aanlevermomenten, dat voor de kleding van zes naar drie keer per week is verlaagd. Zo zijn de vrachtwagens altijd goed gevuld. “Je hebt er natuurlijk wel ruimte voor nodig”, zegt De Jaeger. “Maar bij ons was dat geen enkel probleem. Een oplegger of aanhangwagen kan zich hier prima verplaatsen.” Door de efficiënte levering zijn ook de logistieke stromen ín het ziekenhuis verder geoptimaliseerd.

Minder kledingverlies dankzij X-Ray scanners

De Jaeger ziet meer voordelen in de samenwerking met Nedlin, die in 2024 na een openbare aanbesteding van start ging. Vooral de mate van digitalisering en robotisering spreekt hem aan. Zo had AZ Alma voorheen veel problemen met achtergebleven voorwerpen in de kleding. “Als collega’s klaar zijn met hun shift, gooien ze hun vuile kleding in de was. Veel mensen laten zaken zitten: scharen, stiften, soms zelf een ring.” Een achtergebleven balpen kan een hele batch met kleding onbruikbaar maken. Bij een oriënterend bezoek aan Nedlin was De Jaeger daarom aangenaam verrast door het aantal X-Ray scanners dat hij zag. “Kijk, we gaan daar zelf in de fout. Maar ik ken de prijs van de aankoop van nieuwe beroepskledij die dat de laatste jaren met zich meebracht. We zien het ook in de huidige cijfers. De hoeveelheid dienstkleding die we in de vuilbak moeten gooien, is door de controles bij Nedlin gigantisch verminderd.

Zeker van voldoende linnen

Ook de iCollector, het automatische picking-systeem, sprak hem aan vanwege de verminderde kans op inpakfouten. En door het digitale klantportaal zit De Jaeger kort op de bal - handig als er een wijziging moet worden doorgevoerd. Daar profiteren ook de patiënten van, vertelt hij. “Als ziekenhuis hebben wij niks aan stapels linnen die hier maanden stilliggen. Maar de wasserij moet ons wel bedrijfszekerheid geven in de aanlevering van de hoeveelheden. Want die hebben we nodig om onze interne klanten op een goede manier te bevoorraden.”

Meer inzicht

In de Healthcare-wasserij is bovendien een deel van het platgoed gechipt. Een nieuwe BI-tool brengt de gegevens in kaart. “Zo is voor alle facilitair verantwoordelijken inzichtelijk welke artikelen op welke afdeling geleverd zijn, en welke weer teruggaan naar de wasserij”, vertelt Van Haen. “Daarmee hebben zij de gegevens in handen om intern het gesprek aan te gaan als artikelen te lang op de afdeling blijven liggen.” De Jaeger kijkt ernaar uit om met de tool te gaan werken. “Als een verpleegkundige naar de linnenkast loopt en daar ligt niets in, krijg ik gegarandeerd een mail om de voorraad te verhogen. Met de BI-tool pak ik de gegevens van Nedlin erbij. Dan zie ik: wat is aangeleverd, wat is het verbruik? Werken afdelingen niet op de goede manier? Tja, dan gaan we niet zomaar aanpassen of verhogen, maar met de hoofdverpleegkundige in gesprek en pas wijzigen indien het echt noodzakelijk is."

Optimaal comfort

Door de hoge leverbetrouwbaarheid kan AZ Alma ook intern weer stappen zetten. “Om een voorbeeld te noemen: voor patiënten op onze verpleegafdelingen maken we gebruik van een dekbed. Maar het daghospitaal werkte tot voor kort nog met laken en bedsprei. Nu krijgt iedereen een dekbed, wat voor de patiënt aangenamer is.” Want uiteindelijk is dat waar het om draait, zegt De Jaeger: “We proberen onze patiënt te allen tijde centraal te stellen en een geborgen gevoel te geven.” Zorg met een hart dus, dankzij een slimme inrichting en een goede samenwerking.