Als Gelre ziekenhuizen na 25 jaar op zoek gaat naar een nieuwe wasserij, vindt de organisatie dat best spannend. Begrijpelijk, want een overstap is een complexe operatie. Achteraf blijkt het allemaal erg mee te vallen. De werkelijke omschakeling verloopt vlot. Christa Volkers, ad interim Locatiemanager Hotelservices Zutphen: “Het was zo goed voorbereid, dat het ons soms nog te lang duurde. We hadden er heel veel zin in.”
Kwaliteit, prijs en partnerschap: in de zoektocht naar een nieuwe wasserij zijn dat de criteria waarop Gelre selecteert. Daarbij gaat het ziekenhuis, met vestigingen in Zutphen en Apeldoorn, niet over één nacht ijs. In aanloop naar de overstap bezoekt Gelre maar liefst vijf wasserijen. Er volgt een traject waarin het ziekenhuis eerst op kwaliteit en dienstverlening, en vervolgens op prijs selecteert. Uiteindelijk wordt Nedlin uitverkozen als de nieuwe linnenpartner.
Natuurlijk zit er voorbereiding aan vast, maar al met al valt zo’n overstap heel erg mee.
Vanaf dat moment neemt Nedlin de regie in handen. De voorbereiding begint met het bepalen van het assortiment. Welke OK-kleding wil het ziekenhuis, welk dekbed? Uit welke artikelen bestaat de pool met platgoed? En hoe is de dienstkleding eraan toe? “Als je zo’n beslissing gemaakt hebt, komt er veel op je af”, zegt Volkers. “Maar we hebben ervaren dat Nedlin daarin een heel goede partner is.” Zo wil Gelre een variant van de OK-kleding die niet standaard op de markt is. “Nedlin heeft ons geholpen een leverancier te vinden die de pakken kon produceren.”
Draaiboek
In een quickscan wordt vervolgens de dienstverlening volledig doorgelicht. “Ieder ziekenhuis is anders”, legt Dali Roelofs, Accountmanager bij Nedlin Healthcare, uit: “Het is belangrijk dat je meeneemt hoe het er reilt en zeilt.” De quickscan maakt snel duidelijk waar verbeterpunten zitten. Bij Gelre is één van die punten de doorlooptijd van de kleding, die na de overstap verlaagd wordt van drie dagen naar 24 uur. Daardoor kan het ziekenhuis met veel minder kleding toe - geen overbodige luxe met een kledingpakket dat langzaam aan vervanging toe is.
Op basis van de resultaten uit de quickscan wordt het draaiboek voor opstart en inrichting vastgesteld, dat gedurende het implementatietraject houvast biedt. Financiële verplichtingen uit het bestaande contract lost Nedlin voor Gelre op. Zo maakt het ziekenhuis oprecht een schone start. Onderdeel van de voorbereiding is het informeren van alle direct betrokkenen, zoals de medewerkers van de linnenkamer. Ook dat gebeurt samen. Enkele dagen voor de opstart zet een gezamenlijk bezoek aan alle afdelingen de laatste puntjes op de i. Dan is het tijd voor de grote dag.
Doorpakken
Volkers: “Het plan was eerst om de ene week ons ziekenhuis in Zutphen te doen, en een week later dat in Apeldoorn. Maar we wilden doorpakken. Samen zijn we op woensdagavond in Zutphen bij de poli’s begonnen. De rest van de was werd meegeleverd, zodat we ‘s ochtends meteen bij de grote kliniek konden beginnen.” Beddengoed wordt tijdens de wasrondes gewisseld. “Dat moet je samen met de verpleging doen”, zegt Volkers. “Mensen liggen nog op bed.” Nog voor de middag is de overstap in Zutphen klaar.
Collega’s die erbij betrokken waren, hebben het als heel positief ervaren. We hebben samen de schouders eronder gezet.
Diezelfde avond volgen de poliklinieken in Apeldoorn. Op vrijdagmiddag om 13.00 uur is ook daar al het linnengoed gewisseld. In minder dan 48 uur zijn twee ziekenhuizen, samen goed voor ruim 25.000 opnamen en bijna 24.000 dagopnamen per jaar, voorzien van nieuw platgoed, dekbedden en OK-kleding. “Natuurlijk zit er voorbereiding aan vast”, zegt Roelofs, “maar al met al valt zo’n overstap heel erg mee. Als het goed is voorbereid, loopt het op de dag zelf heel soepel.” Volkers is het met haar eens: “Collega’s die erbij betrokken waren, hebben het als heel positief ervaren. We hebben samen de schouders eronder gezet.”
Ontzorgen
Tijdens de eerste telronde na de wisseling loopt Roelofs met de dames van de linnenploeg mee om antwoord te geven op vragen over maatvoering of nieuwe artikelen. Ook dat hoort bij de dienstverlening, waarin alles draait om ontzorging. Een jaar later is het ziekenhuis nog steeds ontzettend blij met de overstap. Het partnerschap is alles wat Gelre zich gewenst heeft. Neem de coronacrisis, die amper twee maanden na de overstap uitbreekt en het uiterste vraagt van iedereen die bij de zorg betrokken is. Volkers: “Ook toen hebben we gemerkt dat partnerschap erg belangrijk is.”
Zo vragen Nedlin en Gelre zich samen af of ze iets kunnen doen met de warme kleding die op de corona-afdeling verplicht is. Ok-pakken zijn als onderkleding veel koeler dan de gewone dienstkleding. “Nedlin is toen gaan kijken of dat te leveren was”, zegt Volkers. “Op zo’n moment heb je dat echt nodig, anders val je op jezelf terug. En Nedlin heeft genoeg afstand en ervaring om kritisch te kunnen kijken naar keuzes die hier in alle haast gemaakt worden.” Roelofs vult aan: “Onze insteek is: als wij de zorg voor het linnen overnemen, kunnen zij zich druk maken om dingen die op dat moment belangrijker zijn.”
Juist dat stukje: ‘kom, we gaan er samen voor, we kijken met jullie mee’. Dat doet niet iedereen.
Volkers verheugt zich intussen op de vervanging van de dienstkleding. Er zijn 21.000 kledingstukken besteld, die op paspoppen alvast te bewonderen zijn. Maar ook als dat project is afgerond, zal Nedlin nog regelmatig bij Gelre over de vloer komen. “Ook na de overstap zijn we actief in het ziekenhuis aanwezig”, vertelt Roelofs. “Er is veel contact.” Dat wordt gewaardeerd, blijkt uit het enthousiasme van Volkers. “Juist dat stukje: ‘kom, we gaan er samen voor, we kijken met jullie mee’. Dat doet niet iedereen.”
Impact
- soepele overstap
- wisseling van linnengoed naadloos afgestemd op interne organisatie
- een betrokken partner die ontzorgt
- kwaliteit en continuïteit geborgd
- 100% hygiënisch, ook in crisistijd
- altijd voldoende kleding op de juiste plek
- nazorg met kennis van zaken
