Nedlin magazine

Een zorg minder

Een nieuwe wasserij, een nieuw systeem voor de aanvoer van linnengoed én nieuwe en gepersonaliseerde kleding voor alle medewerkers. De overstap naar Nedlin als wasserij, zo’n 2,5 jaar geleden, bracht voor het Sint-Trudo Ziekenhuis in het Belgische Sint-Truiden nogal wat veranderingen met zich mee. Inmiddels lachen Monique Strauven (Diensthoofd onderhoud Sint-Trudo) en Linde Van Haen (Account Manager Gezondheidszorg bij Nedlin) als ze terugdenken aan die spannende aftrap destijds. Die tevens de start was van een bijzondere samenwerking.

Wat het geheim is van die samenwerking? “Wellicht cliché, maar dat is de goede communicatie. Snel kunnen schakelen en voortdurend met elkaar in gesprek blijven,” zo stelt Monique vastberaden. “Zeker in zo’n begintraject waarbij je gaat switchen van de ene naar de andere wasserij, is dat essentieel. Je moet elkaar daarbij goed aanvoelen op zo’n cruciaal moment en dat terwijl je nog niet eerder hebt samengewerkt. Dat is heel spannend, voor alle partijen, maar dan raak je haast vanzelf in korte tijd op elkaar ingespeeld. Als het goed gaat tenminste.”

“Nedlin scoorde meteen goed op het gebied van service en kwaliteit.”

Monique Strauven

Kijkje in de keuken

Voor het zover was, was er uiteraard eerst nog de totstandkoming van de samenwerking en de keuze van Sint-Trudo voor Nedlin. Monique: “Ons contract met de toenmalige wasserij liep af. Middels een openbare aanbesteding startte de zoektocht naar een geschikte partij. Nedlin was een partij waar collega ziekenhuizen uit ons netwerk, waaronder het Jessa Ziekenhuis in Hasselt, reeds ervaring mee hadden. Nedlin scoorde meteen goed op het gebied van service en kwaliteit,” vertelt Monique. “De testpakketten met bedlinnen en kleding die we hadden opgevraagd om te kunnen vergelijken, zagen er goed uit. Echter, het meest onder de indruk waren we na een bezoek aan de wasserij van Nedlin in Elsloo. Linde: “In zo’n situatie nodigen we de vragende partij altijd uit voor een bezoek aan onze wasserij. Dan kunnen zij het beste met eigen ogen zien hoe we te werk gaan en beter oordelen in plaats van alleen op basis van een voorstel op papier.” Monique: “We twijfelden in eerste instantie nog wel over de afstand. Het feit dat het om een Nederlands, en dus ‘buitenlands’ bedrijf ging, voelde voor ons letterlijk en figuurlijk als een grote afstand, maar in de praktijk valt dat reuze mee”. Linde: “Wij zijn werkzaam in de Nederlandse, Duitse en Belgische markt. Afstand is voor ons dus geen issue.”

Goede voorbereiding

En dan besluit je in zee te gaan met een nieuwe wasserij en moet die verandering op enig moment worden doorgevoerd. Monique: “Wat een uitdaging was dat! Die overgang moest voor ons echt vlekkeloos verlopen. Het linnen van de voormalige wasserij moest voor een bepaald moment afgevoerd worden en het nieuwe moest op datzelfde moment in huis zijn. Het ging om zo’n 80 containers linnengoed die op één dag geleverd en verspreid moesten worden over het hele ziekenhuis. Linde: “Bij een nieuwe klant faciliteren wij zo’n overgang volledig. We nemen haar logistiek onder de loep, signaleren eventuele verbeterpunten en brengen advies over mogelijke optimalisatie. Dit alles wordt in een plan vastgelegd dat als draaiboek geldt voor de wisseldag.” Monique: “Onze patiënten hebben uiteindelijk niets gemerkt en dat was voor ons misschien wel het allerbelangrijkste.”

Nieuw beddengoed

Nou ja, helemaal onopgemerkt is de switch niet voorbijgegaan. “De komst van dekbedden voor patiënten, in de kleuren van Sint-Trudo, ontging de meesten niet. We werkten voorheen nog niet met dekbedden en hoeslakens, maar met onderlaken, bovenlaken en een sprei. Het Medideck van Nedlin biedt niet alleen meer comfort voor de patiënten, het opmaken van de bedden is tevens een heel stuk makkelijker en sneller geworden,” aldus Monique.

First in, first out

Ze vervolgt: “Een andere verbetering voor ons is de manier waarop we het schone linnen aangeboden krijgen. We werken nu met een systeem waarbij we het linnen in de container laten. Met die containers rijden we tot aan de bedden, dat scheelt in handelingen. We hanteren daarbij een ‘first in, first out’ systeem. Dit systeem verplicht ons om al het linnen binnen een bepaalde tijd te gebruiken. Het linnen dat vandaag geleverd wordt, is uiterlijk morgen verdeeld over de bedden. Inmiddels weten we ook dat de afstand geen probleem is. Het platlinnen wordt drie keer per week geleverd, maar als we door onze voorraad heen zijn, is extra levering altijd mogelijk. Voor personeelskleding komt Nedlin immers sowieso iedere dag. Daardoor houden we de voorraad in de linnenkamer beperkt en besparen naast tijd, ook ruimte.

Gepersonaliseerde personeelskleding

Een van de meest recente wijzigingen die bij Sint-Trudo zijn doorgevoerd sinds de komst van Nedlin, is de nieuwe personeelskleding en het beheer hiervan. Linde: “Sint-Trudo ondervond problemen met tekorten aan kleding bij medewerkers. Door de vorige wasserij werd alles op maat, per afdeling en hangend geleverd.  Als er tekorten waren, werden bepaalde maten nog weleens ‘gehamsterd’ door medewerkers. Daar was weinig controle op. We zijn nu overgestapt op een systeem met gepersonaliseerde kleding die opgevouwen wordt aangeleverd, als een pakketje, op nummer per medewerker. Medewerkers komen nu binnen in de verkleedruimte en treffen hun schone kleding op nummer aan. We hanteren een 48 uurs systeem, dus de kleding die op maandag wordt ingeleverd, is op woensdag weer terug in het ziekenhuis.” Monique: “Bovendien kunnen we heel snel online kleding bijbestellen, ook voor nieuwe medewerkers. We ontvangen regelmatig een overzicht van wat we nog op voorraad hebben en wat er bijbesteld moet worden. Zodra we onder een afgesproken minimum komen, worden we automatisch geïnformeerd.” Linde: “Op die manier behoudt het ziekenhuis zelf de regie over de kledingpakketten, maar ligt het voorraadbeheer bij ons.” “En de trucjes met stiekem kleding ‘lenen’ van een collega zijn er sindsdien niet meer bij. Dat hebben we meteen door!” voegt Monique er met een glimlach aan toe.

Duurzaam (mee)denken

Het Sint-Trudo Ziekenhuis doorloopt momenteel het traject op weg naar de JCI Accreditatie. Een internationaal keurmerk voor ziekenhuizen op het gebied van kwaliteit en veiligheid.  Hiervoor moet het ziekenhuis aan een hele lijst met kwaliteitseisen voldoen. Monique: “Inmiddels weten we dat op het gebied van was en linnen alles is goedgekeurd. Samen met Nedlin hebben we vooraf goed gekeken naar de aandachtspunten van de auditeurs. Een van de maatregelen die we genomen hebben, is het invoeren van stoffen containerhoezen om schoon linnen af te dekken. Dit om het gebruik van plastic te reduceren. Een initiatief van Nedlin. Linde: “Het zit inmiddels in ons DNA om met de klant mee te denken over de beste en tegelijkertijd de meest duurzame oplossing.” Monique: “Dat is voor ons geen eenvoudige opgave binnen de kaders, wetten en regels die gelden voor hygiëne en veiligheid. Hoe fijn is het dan, als je ook dat samen kunt oppakken. Voor ons hoe dan ook weer een zorg minder!”